コダモンです。
会社員が楽しく健全に働くためには、仕事の量をコントロールする事が重要です。
企業勤めをしていると、ひっきりなしに仕事がふってくる。
自分の仕事だけでも精一杯なのに、急に別の仕事が追加されたり。毎日残業して納期とプレッシャーと戦いながら、休憩時間も惜しんで業務に励んでいる。
それなのに…仕事は増える一方。
「仕事が全然減らない…」そんな不満を抱えながら働く人はたくさんいます。
しかし…。
必要以上に忙しい原因は、仕事を断れないあなた自身にあるのかもしれません。
損をしないために仕事を断る
まず結論から。
勇気を振り絞って仕事を断らないと、あなたが損をするだけです。
日本の会社には『やらなくてもいい仕事』がいっぱいあります。
以前勤めていた日系の大手企業で、実際に経験しました。
「職場の1番年下が朝電気をつける」などの本当にどうでもいい事から、「歓送迎会や部署の飲み会の幹事・準備」などまで。
めんどくせぇ
それらはほんの些細なことですが、忙しい毎日の中で小さなストレスの積み重ねとなる。
そして、仕事をする中でも「あれもやって」「これもお願い」と、いったいどこまでが自分の仕事なのか?わからなくなる時もある。
営業として働いていた当時は、気がついたら『他人の仕事をしていた』なんてこともありました。
先輩後輩の上下関係や、社会人としての経験不足などが理由で、「何かおかしい…」と思ってもなかなか口に出せないこともある。
欧米諸国は “JD“ (Job Description = 職務記述書) により社員の職務内容や責任の範囲が明確ですが、日本では総合職などと曖昧にされがち。社員を『ゼネラリスト』に育てると言えば聞こえはいいですが、単なる便利屋に成り下がってしまう事もあります。
日本の職場には、社員1人ひとりの仕事が明確化されないまま、行き先を探す『やらなくてもいい仕事』がたくさんあります。
そして、そのような仕事は引き受けない。
自分だけが損をしないように、どしどし仕事を断りましょう。
断りたい仕事がある
働く人の大半は、「自分の仕事だけに集中したい」と考えています。
会社に来たら、その日のスケジュールをスムーズにこなしたい。
そして、できれば定時で帰りたい。
残業ヤダ
業務内容と仕事のペースを自分で調整して、その日の仕事を予定通りに終わらせる。「自分がするべき仕事」だけに集中できれば、それが可能です。
雇われの身なので、どれだけ頑張っても基本的に対価(給与)は同じ。余計な仕事は無い方がいい。
しかし…。
それが満足に実行できないのが、日本の会社員。
日本の職場には、『断りたい仕事』を量産する体制が整っているからです。
例えば、上司の存在。
残念ながら、部署と部下の仕事を把握・調整できないダメ上司は多いです。
部下が定時で帰宅できるように仕事量を調整するのは、上司の仕事。残業が蔓延している職場は、ダメ上司がいる証拠です。『部下の残業ありき』で職場をまわしている上司は、平然と終業間際や定時後にも仕事をふってくる。コンプライアンスはゼロです。
このような上司がいる職場は、みんな揃って『仕事に対する感覚がマヒ』しています。
上司は当たり前のように残業前提で仕事を依頼して来るし、それを当たり前のように引き受けてしまう部下たちがいる。
ちょー悪循環
本当は仕事を断りたいのに、上司も同僚もみんな当たり前のように言われた仕事を引き受けている。
また、上司が部下の責任範囲を勝手に広くとらえて、「スキルが身につくから…」とか「社内の関係作りになるから…」などと理由をつけて、どうでもいい仕事が発注される事もある。
「上司の命令は絶対!」
そのような考えの古い世代もたくさん職場にのさばっているので、さらに始末が悪い。
残業が当たり前だと考える、精神論で働く人たち。
これらが上手に合わさって、『断りたい仕事』が職場に溢れかえるのです。
なぜ仕事は『断りづらい』のか?
そもそも『断るべき仕事』とは、『自分のタスク以外の仕事』です。
要するに、明らかに自分の仕事ではない案件。それらはドンドン断りましょう。
しかし…。
とっさに仕事をふられた時に、断ってもいいと頭で理解しているものの、そのままなんとなく引き受けてしまう人は多いと思います。
なぜみんな仕事を断れないのでしょうか?
イヤと言えない…?
それには、おおまかに次の3つの要素がかかわってきます。
民族性
日本人はそもそも断る事が苦手です。集団行動を良しとする教育を受けてきているので、職場などの組織の中で極力『和』を尊重しようとします。相手にNO!を突きつける事で『和』が乱れる事が怖いので、物事をハッキリ言えない。外国人からすればただのお人好し、イエスマンです。
上司の評価
不安が先行してしまい、仕事を断る前から諦める人は多いです。「断ったらイジメられる」「上司の風当たり強くなる」などと考えてしまい、遺恨(いこん)を残す前に自分を犠牲にする。日本特有の先輩後輩の上下関係もあり、上司へ意見する事に対する抵抗が大きいです。
周りに迷惑がかかる
みんなに迷惑がかかる…という考え方は、日本人の欠点です。職場には集団による同調圧力があり、社員は見えないルールを気にして働いています。「仕事を断ったら〇〇さんに迷惑がかかる」などと勘違いして、人間関係の悪化を恐れてしまうのです。
これらが原因で仕事を断れない人は多い。
でも、そんなものは全部ぶっちゃけどうでもいいこと!なのです。
仕事は断っても大丈夫!
仕事を断る事に躊躇(ちゅうちょ)している人。
安心してください。
やらなくてもいい仕事を断ってもクビにはなりません。
職場や上司がちょっとザワつく程度。
上司や先輩社員があなたに「やらなくてもいい仕事」や「緊急な依頼」をふっかけて来る場合は、このように思っています:
「場合によっては断られるかもしれない…」
そうです。
あなたが仕事を断るかもしれない可能性は、相手の想定内。
ブラックな職場でなければ、上司や同僚は、仕事を任せる前に「断られるかもしれない」と考えます。
断った人が勝ち
くどいようですが、対象にしているのは『自分の業務範囲外の仕事』です。
そのため、上司や先輩社員は『ダメもと』で仕事をふってきます。
「この仕事は本来○○が適任だけど、とりあえず新入りに依頼しよう…」
そんな程度の、うすっぺらい理由だったりします。
そのため、あなたがその仕事を了承した瞬間に、相手は「よっしゃ」「片付いた」くらいにしか思っていません。
何も良いことない
そのような仕事を引き受けたところで得はないし、あなたの貴重な時間が削られるだけ。
逆に、断らない理由がない。そう思いませんか?
本来の仕事に追加で依頼される業務・雑務。そんなものは無い方が良いに決まってる。
あなたが仕事を断ることは、相手を驚かせるかもしれません。でも、結局は「ダメだったか…」「代わりに誰に任せよう…」となるだけ。
場合によっては相手を不機嫌にさせるかもしれませんが、あなたの拒否の姿勢は間違った行為ではない。それ以上でも、それ以下でもありません。
自分の仕事じゃないし
身に覚えのない仕事は、「自分のタスクではない仕事」。本来ならば違う人の持ち物です。それをわざわざやってあげるのは、ただのお人好し。
もっと言えば、あなたに発注された業務は既に他の同僚が断った仕事かもしれない。
だから、単純に断った者勝ちなのです。
ちなみにですが、断った仕事は上司の元へそのまま還っていく事が多いです。
無意味な仕事や担当者が不明な仕事が発生した場合は、上司の責任。
職場と部下の仕事をマネジメントできていない、もしくは企業が適材適所に人材を確保しきれていない事が原因です。
あなたが仕事を引き受ける理由は、何一つないのです。
仕事の断り方
仕事は、一度でも断ってしまえば楽です。
「こいつは仕事を断る人間だ」というインプットがなされて、上司や同僚のあなたに対する対応が良い意味で慎重になるからです。
反面、断り方を間違えてはいけません。明らかに自分の仕事である場合も、当然ですが断ってはダメ。
仕事を断る時は最初の一回が難しく感じられますが、テンプレ通りに手短に行いましょう:
1. 謝意を述べる
まずは謝罪から入りましょう。日本的にはこれがベスト。仕事を押し付けられるのは不本意ですが、一応相手から『信頼されている』とも解釈できるので、断るための第一声は短い謝罪から。相手は真っ先に「あ、断られる」と思うため、その後のやり取りがスムーズになります。
2. 理由をつける
必ず断る理由を添えましょう。「知識経験がない」「優先させる案件がある」「(今は)立て込んでいる」など。大事なのは、断る理由に嘘をつかないこと。上司や先輩はあなたの能力・仕事量・スケジュールを熟知しています。相手に納得させることのできる理由を選びましょう。
3. 断る
最後にハッキリと断ります。ここで相手にはお引き取り頂きたいので、その気持ちも込めて「お受けできません」としっかり断ります。
具体的には、次のような感じです:
「すみません (1. 謝罪)
○○の案件のプレゼン資料を明日までに作成しなければならないので、時間がありません。 (2. 理由)
申し訳ありませんが、お受けできません。 (3. お断り)」
これを実行しても、「なんとか頼むよ…」「もう部長とも話したから…」などと食い下がられるかもしれません。
でも、動じないこと。
断った仕事はあなたの仕事ではないのです。何も悪い事はしていません。
相手が不機嫌になったり、説教が始まるかもしれない。
それでも、動じないこと。
悪いことしてない
仕事を断る時は、あくまでも丁寧に行います。
ちなみに、「なぜ私がやらなければいけないのですか?」「○○さんの方が適任だと思います」そのような逆質問や代替え案ダメ。
相手は、まがりなりにもあなたのスキルを見込んで依頼してきている。その事実に対して正面から真摯に向き合って、断るのです。
1～3の手順で断った後も相手に食い下がられたら、1と3を繰り返しましょう。
仕事を断ることで成長できる
社会人は、仕事を通して自分の価値を増やします。
色々な業務に携わる事は、知識やスキル向上に役立つし、仕事をよりスムーズにさせる人間関係が構築できたりもします。
仕事をどしどし依頼して来る上司や先輩には、「こいつに色々学ばせよう」という親心もあるかもしれません。
見極めが大事
それでも、日本で働く会社員は、基本的にみんな常に『十分すぎるほどの仕事』をかかえている。
「ただでさえ忙しいのに、余計な仕事は増やしたくない…」
そう思ったら、行動に移しましょう。
古い慣行や職場のルールが多い日本は、不効率な業務で溢れかえっています。
そのようなムダな仕事から距離を置いて、自分の仕事だけに集中すること。そして、なるべく残業をしないこと。
健全な会社員生活を送るためには、仕事を断ることは必要不可欠なのです。
最初の1歩さえ踏み出せれば、あなたは自分と周囲との間に線を1本ひけた事になります。そして、それがあなたに対するリスペクトへとつながる。
上司や同僚は、次からは『その線を超える事』を意識しなければならず、あなたに与える仕事を慎重に選ぶようになるでしょう。
仕事を断る事で、社会人としての自分の立ち位置をコントロールする術が身につきます。
明らかに自分のタスクではない、断ってもいい仕事。
それを1つ、また1つと上手に断ることで、あなた自身の価値が上がるのです。
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